Guida Attivazione Assistente Virtuale OmniCloudCX

Benvenuti! Questa guida vi accompagnerà passo passo nella configurazione dell’Assistente Virtuale Voicebot, per gestire in modo efficiente le chiamate e migliorare la soddisfazione dei clienti. Contattaci dalla chat qui in basso a destra per maggior supporto!

1. Configurazione dei servizi

Effettua l’accesso alla piattaforma del tuo Assistente Virtuale OmniCloudCX cliccando sul link indicato nell’email precedente e utilizzando le credenziali fornite. Una volta effettuato l’accesso, potrai iniziare a configurare il tuo Assistente Virtuale OmniCloudCX, seguendo i passaggi descritti di seguito.

1.1 Dare il Benvenuto

  • Personalizza il messaggio di benvenuto che i tuoi clienti sentiranno quando chiamano il tuo numero. Es.: “Benvenuto alla [nome azienda], come posso aiutarti?”
  • Crea più versioni del messaggio per rendere il benvenuto più naturale.

1.2 Raccolta informazioni

  • Configura le informazioni richieste dall’Assistente Virtuale OmniCloudCX specificando quali dati raccogliere (Es: nome, numero di telefono, email).
  • Attiva la trascrizione automatica di ogni richiesta così che verrà trascritta e ti verrà inviata insieme ai dati raccolti.

1.3 Domande frequenti

  • Definisci le domande frequenti fatte dai clienti e imposta le relative risposte che vuoi fornire.
  • Gestisci varianti di domande e risposte. Aggiungi sinonimi e frasi alternative nella finestra di dialogo che si apre cliccando sul tasto “Modifica” sulla destra.

1.4 Documenti

Il servizio Documenti permette di:

  • Caricare documenti che il sistema analizzerà automaticamente per fornire informazioni al Voicebot
  • Utilizzare l’IA per comprendere ed estrarre le informazioni rilevanti
  • Consentire agli utenti di porre domande e ottenere risposte accurate basate sui contenuti caricati


Dal bottone in basso a sinistra “Aggiungi” è possibile caricare un nuovo documento, nei formati supportati (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, HTML, CSV), trascinandolo direttamente nella finestra di dialogo oppure cliccando su “Upload Files”. I documenti caricati verranno analizzati automaticamente dall’AI.

I documenti caricati appariranno in una lista e per ciascuno sarà visibile:

  1. Nome del documento.
  2. Stato di lavorazione del documento (In attesa, Errore, Completato).
  3. Dimensione del documento.
  4. Numero di parole contenute nel documento.


A fianco di ciascuna riga dei documenti è possibile eliminare il singolo documento dal tasto “Elimina” oppure eliminare tutti documenti dal tasto “Elimina tutti” in basso.

1.5 Siti Web

Il servizio Siti Web permette di:

  • Aggiungere URL di siti web che il sistema scansionerà automaticamente
  • Utilizzare l’IA per comprendere ed estrarre le informazioni rilevanti
  • Consentire agli utenti di porre domande e ottenere risposte accurate basate sui contenuti presenti nei siti web


Dal tasto in basso a sinistra “Aggiungi” è possibile inserire un nuovo URL con i relativi dettagli (nome e descrizione) nella sezione dedicata; poi cliccando su “Salva” il link apparirà nella lista e si dovrà attendere il completamento dell’analisi.

I link caricati appariranno in una lista e per ciascuno sarà visibile:

  1. Nome del link.
  2. Stato di lavorazione del documento (In attesa, Errore, Completato).
  3. URL caricato.
  4. Numero di parole.
  5. Numero di pagine del link.


A fianco di ciascuna riga dei documenti è possibile eliminare il singolo documento dal tasto “Elimina” oppure “Modificare”, ed eliminare tutti documenti dal tasto “Elimina tutti” in basso.

1.6 Gestione Prenotazioni

  • Configura i servizi che offri e gli orari relativi, inserendo il personale e le disponibilità dei loro orari e servizi offerti.
  • Definisci gli orari disponibili personalizzando quelli di prenotazione relativi a ciascun servizio.

1.7 Notifiche

  • Scegli i canali di comunicazione SMS o WhatsApp su cui inviare notifiche di conferma o per ricontattare i clienti.

1.8 Fallback

  • Configura il trasferimento della chiamata ad un agente umano quando l’assistente virtuale non può gestire la richiesta. Indica un numero di telefono a cui indirizzare le chiamate per far parlare il cliente con un operatore umano.
  • Definisci le soglie di sicurezza indicando quando vuoi che l’assistente virtuale trasferisca la chiamata ad un operatore umano.

2. Monitoraggio dei Consumi

Accedi alla sezione Consumi della piattaforma per verificare le reportistiche e analytics del tuo Assistente Virtuale OmniCloudCX. Per ciascuna metrica viene mostrato il periodo di conteggio e un countdown del prossimo rinnovo di abbonamento, quando si azzereranno i conteggi.
 
Qui puoi controllare:
  • Minuti chiamata: il tempo complessivo delle chiamate gestite.
  • Conversazioni: il numero totale di chiamate effettuate.
  • WhatsApp: il numero totale di messaggi inviati tramite WhatsApp.
  • SMS: il numero di SMS inviati.

 

Cliccando sull’icona del grafico in alto a destra, sopra ciascun consumo, è possibile visualizzare il grafico corrispondente che mostra l’andamento dei consumi nel tempo.

3. Suggerimenti ottimizzazione

  • Aggiorna regolarmente le FAQ per rispondere alle nuove esigenze dei clienti.
  • Monitora i consumi per ottimizzare l’uso del tuo Assistente Virtuale.
  • Personalizza i messaggi di benvenuto e le notifiche per rendere il tuo servizio unico.

    Grazie per aver scelto la nostra piattaforma! Ora sei pronto per offrire un servizio clienti di qualità superiore.